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Home office: um guia prático para adotá-lo em sua empresa

Home office é uma tendência e vem ganhando espaço em muitas empresas, apesar disto ainda é uma prática muito questionada. Claudia Monari, diretora de operações da Produtive, fala sobre os benefícios de adotar o home office nas empresas para o portal IT Fórum

Apesar de ser considerado uma tendência e fazer parte da rotina de empresas dos mais diversos setores, o home office ainda é muito questionado. Para investigar o tema, professores da Universidade de Stanford decidiram estudar o caso da Ctrip, agência de viagens chinesa que possui mais de 20 mil funcionários e implementou um projeto-piloto sobre o assunto. A companhia separou os colaboradores em dois  grupos: o primeiro, trabalhou no sistema de trabalho remoto durante nove meses; já o segundo permaneceu no esquema tradicional. Como resultado, aqueles que trabalharam remotamente tiveram uma produtividade 13% superior aos demais funcionários.

Já no Brasil, entre os funcionários que trabalham de casa – segundo o estudo Global Evolving Workforce que entrevistou cinco mil profissionais de pequenas, médias e grandes empresas -, 49% sentem menos estresse, 45% dirigem menos, 33% dormem mais e 52% têm mais tempo para a família. “As empresas que colocam em prática o home office ganham produtividade e otimizam os custos, já que os gastos com deslocamento diminuem e os funcionários conseguem aproveitar melhor o tempo. Mesmo as companhias mais tradicionais vão ter que pensar nisso um dia”, explica Claudia Monari, diretora de operações da consultoria Produtive.

Porém, apesar dos benefícios, adotar um projeto desse tipo não é uma tarefa fácil. Segundo Claudia, o processo envolve maturidade, mudanças de gestão e adoção de tecnologias. “Não é simplesmente começar a trabalhar de casa. A empresa precisa avaliar os processos e entender se está apta para o modelo”, ressalta. Veja, a seguir, como colocar o home office em prática:

Analise a empresa

O primeiro passo é avaliar a rotina e o modelo de negócio da companhia. Caso a organização  dependa da produção de mercadorias, por exemplo, o home office não é uma boa opção para todos os funcionários. Já para empresas totalmente voltadas para serviços e que dependam apenas de internet ou de softwares na nuvem, o trabalho remoto pode funcionar para todos.

Crie um projeto-piloto

Depois de avaliar o negócio e considerar quais áreas permitem o trabalho remoto, é importante criar um projeto-piloto, que leve em conta as políticas da empresa e boas práticas do novo modelo. Observar companhias que já oferecem o benefício é uma boa forma de começar. A política deve conter, além das regras e obrigatoriedades da lei, como pagamento de hora extra e fornecimento de equipamentos, uma lista com os recursos necessários para assegurar que o trabalho remoto seja efetivo – como softwares e aplicativos. Com o tempo, o modelo pode sofrer alterações para se adaptar às necessidades do negócio.

Conscientize os funcionários

“Os profissionais precisam conhecer bem o modelo e passar por uma mudança cultural para entender que os resultados continuam e são ainda mais importantes nessa nova fase”, ressalta Claudia. Para isso, é importante investir em treinamentos, palestras e em comunicações exclusivas sobre o tema, que tirem todas as dúvidas dos colaboradores.  O desempenho passa a ser medido por resultados e não por horas trabalhadas, por exemplo.

Use a tecnologia

“Em projetos de trabalho remoto, a tecnologia é fundamental. O funcionário precisa ter estrutura para conseguir trabalhar, com computador, internet, celular e softwares que ajudem na comunicação”, explica Claudia. É importante, ainda, que os colaboradores continuem se falando e não sintam que estão sendo deixados de lado. Nesse sentido, tecnologias como videoconferência, chats e aplicativos que auxiliam na criação de projetos e gerenciamento de tempo são essenciais.

Fique atento às mudanças de gestão

Para manter a produtividade é importante que os líderes das áreas envolvidas estejam sempre presentes, acompanhando os resultados e orientando os colaboradores. “É preciso ter a consciência de que cada funcionário tem o seu ritmo, e que reuniões semanais, por exemplo, podem ser importantes para alinhar as tarefas”, completa.

Você tem perfil para fazer home office?

O CEO da Produtive, Rafael Souto, fala sobre os perfis que desempenham melhor papel no modelo home office para o app da Você S/A.

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As vantagens do home office são inegáveis – fazer o próprio horário, fugir do trânsito, não se preocupar com o visual e até realizar tarefas da casa (como colocar a roupa na máquina de lavar) entre uma pausa e outra. Mas, apesar do lado positivo, trabalhar de casa também tem suas armadilhas.

A principal delas é evitar as distrações do lar, como aquele desejo incontrolável de dar uma zapeada na TV ou então tirar de uma soneca.

Outra desvantagem é perder a convivência diária com o time, que pode ser bastante enriquecedora. “Tem gente que relata solidão longe do escritório”, afirma Rafael Souto, CEO da Produtive, consultoria de carreira e outplacement.

De acordo com ele, algumas áreas e atividades dependem mais de interação entre os profissionais do que outras. Por isso, é essencial observar a natureza do ofício antes de definir o tipo de home office que será adotado – quando o compartilhamento e a troca de informações são importantes, o ideal é estabelecer uma rotina híbrida, combinando dias de home office e dias de trabalho na empresa.

Apesar dos desafios, quem nunca fez home office deve estar aberto à experiência. Afinal, como ressaltam os especialistas, mais cedo ou mais tarde essa realidade pode bater à porta.

Para que a experiência dê certo, no entanto, deve-se tomar alguns cuidados. O primeiro deles é ter um espaço reservado para o trabalho – com boa iluminação e um certo isolamento do restante da casa. O quarto é melhor que a sala, sobretudo se houver mais pessoas na casa.

O segundo é fazer um planejamento diário e estabelecer uma rotina de horários, inclusive para almoço: quem interrompe as atividades a todo momento para fazer uma visitinha à geladeira tende a perder o foco e a produtividade, por exemplo.

“Se pecar na organização e na disciplina e misturar a rotina pessoal com a profissional, a pessoa fatalmente vai trabalhar até tarde para cumprir as metas, prejudicando a saúde”, diz Souto.